| Generalforsamling referat 2008 |
 |
 |
 |
| Skrevet af Bestyrelsen |
| Mandag, 21. april 2008 22:12 |
|
Referat
Roskilde 12/4-08
Referatet af den ordinære generalforsamling i
Himmelev Volleyball Klub
Lørdag den 12. april 2008 kl. 18.00
i kælderen på Holbækvej 44 B, 4000 Roskilde
Dagsorden ifølge vedtægterne:
1. Valg af dirigent og referent. Dirigent: Michael Noe Referat: Lisbeth Larsen 2. Formandens beretning.
Velkommen til Jer alle til dette års GF.
Så er endnu en sæson næsten overstået og vi er igen samlet for at høre lidt om året der gik og hvad fremtiden måske vil bringe. Det er for første gang i mange år ikke i vores klublokale, da det jo som bekendt ikke er muligt at benytte, da det nu har været ramt af oversvømmelse så mange gange at der er skimmelsvamp. Kommunen har vurderet at lokalet vil blive for dyrt at renovere..... og arbejder med at finde alternative lokaler, men det kommer Tanja nok nærmere ind på. Tanja har desværre valgt ikke at fortsætte i udvalget, men fortsætter dog stadig med at have kontakten til kommunen i denne sag, indtil den er faldet på plads. Sådan rent sportsligt sluttede volleysæsonen med en nedrykning til både herrer og damer. Heldigvis tegner der sig et lyst billede i fremtiden, da vi på ungdomsholdene fortsætter spillertilgangen. Udfordringen bliver helt klart at fastholde de spillere der rykker op fra Kids til Teen.
I bestyrelsen har vi i det forgangne år arbejdet videre med de erfaringer vi gjorde os sidste år i forbindelse med klubudviklingsprojektet. Jeg deltog på DVBF´s konference i maj måned og fik en masse inspiration og erfaringer med hjem, specielt omkring kompetencer og sammensætning af bestyrelsen. Dette har vi efterfølgende videreudviklet og tilpasset til vores klub, derfor foreslår vi senere ret så omfattende vedtægtsændringer. Ændringer som vi håber I vil bakke op omkring, da det vil skabe en fornyelse og en bedre sammensætning og repræsentation af klubbens medlemmer i bestyrelsen. Specielt ændringen der vedrører kassererposten, da det har vist sig at være umådeligt svært at finde en ny kandidat til posten, så håber vi med det nye forslag, hvor kassereren ikke indgår i bestyrelsen, at det vil gøre posten lidt mere overskuelig. Karen har desværre valgt ikke at fortsætte af personlige årsager, så der skal findes en ny kasserer allerede i år.
Som I forhåbentlig har bemærket, har vi gennemført en medlemsanalyse for at finde frem til hvad medlemmerne i HVK synes om klubben. Der kom ca. 50 besvarelser, flot, Jacob har lavet et stort stykke arbejde med både selve analysen, men også efterfølgende med bearbejdning af besvarelserne. Det er et stort stykke arbejde som endnu ikke er afsluttet, det er en af de opgaver den nye bestyrelse vil arbejde videre med. Nogle af hovedpunkter i besvarelserne er ønsket en bedre kommunikation i klubben, den manglende rengøring på gymnasiet, flere trænere, forslag om at oprette en kompetencebank hvor medlemmerne kan melde ind med deres arbejdskraft. Der er faktisk 24 som har givet udtryk for at de er villige til at give en hjælpende hånd, vi har desværre bare ikke lige fået navnene på alle.
Her til sidst vil jeg gerne sige tak til alle vores udvalgsmedlemmer for deres hjælp, tak fordi I får klubben til at fungere, tak til trænerne for deres store indsats, og til sidst, tak til bestyrelsen for et flot stykke arbejde og ikke mindst et godt samarbejde i gennem årene.
Niels Kristensen formand
3. Udvalgsformændenes beretning.
Årsberetning for Turneringsudvalget
Sæsonen 2007-2008 var den første, hvor jeg var formand for turneringsudvalget, jeg havde en ide om hvad der blev lavet i udvalget, men jeg kendte ikke til omfanget af opgaverne, så som at få turneringsplanen i orden, få den delt op til de forskellige hold, ordnet kampskemaer osv. Det meste har været nyt for mig, men jeg mener det er forløbet nogenlunde, med plads til mere grundighed fra min side. Ud over mig selv, har Britt fra dame 1 og Anne Mikkelsen fra mix også stået som medlemmer af udvalget, men som det er sket så mange år før, under de andre TU - formænd, så har jeg ikke fået delt opgaverne ud, da de fleste er her og nu opgaver. TU har i den netop overstået sæson ikke investeret i udstyr, da der ikke har været nogen henvendelse om mangler af udstyr i hallerne. HUSK AT SIGE TIL HVIS I MANGLER NOGET.
Vedr. sommertræning har vi fået tildelt Trekroner om tirsdagen fra 18.00-20.00 til og med maj mdr. der arbejdes i øjeblikket på at få noget mere hal tid.
Sæsonen 2008-2009 er så småt allerede i gang, der er søgt hal tider til træning i Trekroner hallen og på Himmelev gymnasium begge haller fra 17.00-23.00 henholdsvis tirsdag og torsdag. Desuden er der lagt en forespørgsel ind på Trekroner d. 27-09-2008 vedrørende et mix jubilæumsstævne, og der er søgt om at få kampafvikling i Trekroner som 1 prioritet.
Har ungdom eller mix evt. stævner i løbet af næste sæson, bedes i hurtigst melde tilbage med datoer, så vi kan få søgt kommunen.
Håber vi får en god sæson 2008-2009
Torben Nielsen Turneringsudvalgsformand
Årsberetning for Festivaludvalget
Roskilde Festival 2007 bød som de fleste nok kan huske på en hel del regn - kombineret med græsmarker og 90.000 mennesker, så giver det naturligt nok mudder og smat. Allerede mandag og tirsdag lå mange telte i oversvømmede områder og biler holdt parkeret i små søer. Festivalens egne medarbejdere gjorde en ekstra indsats og fik arrangeret indkvartering andre steder, hvor publikum samtidig kunne få et bad og få vasket tøj. Derudover var der mange, som tog hjem eller besøgte familie og venner i nærheden. Det kunne godt mærkes fredag eftermiddag og aften, men da regnen om lørdagen stilnede af - så vendte langt størstedelen tilbage til festivalen med ny energi og klar til at feste.
På
trods af vejret, så var 2007 endnu en god festival for Himmelev Volleyball
Klub. Vi havde en del varer, der skulle leveres tilbage - men omsætning var
alligevel pæn. Festivalen havde solgt alle billetter, hvilket er lig med, at vi
skal betale den lavest mulige afgift til dem. Efter festival 2007 har vi i festivaludvalget sagt farvel til Anne Hors og Lisbeth Wibholm, der efter mange års godt arbejde, synes at der skulle friske kræfter på banen. Heldigvis har det ikke været alt for svært, at finde nye kræfter - så allerede til vores evalueringsmøde på festival 2007 sagde vi velkommen til Signe Nielsen. Derudover, så har vi lige holdt vores andet møde for festival 2008, og her bød vi velkommen til Niels Kristensen, som jo nu får masser af tid, når han stopper som klubbens formand. I 2008 er Roskilde Festival gået videre med deres humanitære fokus fra 2007. Sidste år hed det "Act fair - trade fair", og i år hedder det "Fair phone - fair future". "Fair phone - fair future" er udtryk for, at Fair trade skal være mere end chokolade og bananer. Man sætter fokus på elektronik og kravet om fair handel med mineraler, f.eks. i DR Congo, der er et af de største eksportlande for verdens forbrug af coltan - et mineral som er uundværligt i fremstillingen af bl.a. mobiltelefoner og computere. Roskilde Festival har endnu ikke stillet krav om, at vores råvarer kommer fra bæredygtig handel og økologi, men de ser gerne, at vi forsøger. Det har de gjort i flere år, men det tiltager i styrke - derfor arbejder vi i år med, at gøre vores risret økologisk. Vi ved endnu ikke om alle råvarerne kan skaffes økologisk, og hvad de i givet fald koster - så det kan være, at det kun lykkes delvist - men så er vi da i gang. Der er kun 78 dage til Roskilde Festival 2008 - og lige nu er vi slet ikke klar til det, men det bliver vi selvfølgelig! Onsdag aften åbnede vi for medarbejder-tilmelding, og trods det først skete 22.30, så var der i løbet af den første halve time kommet 5 tilmeldinger. Fredag morgen var der allerede 33 tilmeldinger - det tyder godt - men der er stadig et stykke vej til de nødvendige 130 - som afslutning vil jeg derfor bare sige, husk at tilmeld dig!
Flemming Boelt Festivaludvalgsformand
Årsberetning for Bladudvalget
Efter spørgeskemaundersøgelsen der blev foretaget tidligere på året, har vi i bestyrelsen kunne se, at vi ikke har været gode nok til at informere om, hvad bestyrelsen går og laver. Det skyldes bl.a., at vi ikke længere laver et klubblad, hvor formanden kommer med en beretning. Derfor er målet for næste sæson, at bestyrelsen løbende skriver lidt om, hvad de laver, så I alle kan holde jer informeret. Vi vil selvfølgelig også gerne høre om, hvad I laver på holdene, så indlæg fra jer modtages meget gerne. Hvis I hører om nogle, som ikke får e-mails fra klubben, så sig til dem, at de kan sende en mail til Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen. , så kommer de på listen.
Britt Zoëga Olesen Bladudvalgsformand
Årsberetning for Ungdomsudvalget
Sæsonen 2007/2008 var der hvor Himmelev VK afholdte sit første Kidsvolley stævne. Det blev afholdt d. 16.marts i Trekroner Hallen. Der var rigtig mange børn nede i hallen hele formiddagen. DVBF har alt grejet klar i form af holdtilmeldinger, pointsystemer mm. Det er bare nemt når først man har prøvet det. Det var Kristian der stod for det! Det var bare kanon! Det var en super dag, og alt gik efter planen. Der var endda en lille bod med frugt, juice, kaffe og kage, som de store Kids/Teen spillere stod for. Det var bare dejligt at se, at de unge sådan vil hjælpe! Det kan vi helt sikkert få meget brug de næste mange år. Vi har i øjeblikket Kidsvolley hold på alle niveauer, samt startet for alvor op med "gamle" Kidsspillere til Teenvolley. Det er bare fedt at følge den udvikling og have muligheder for at kunne bære holdene videre. Jeg er sikker på, at det er det helt rigtige vi har gang i her, og at med tiden, så skal det nok blive rigtig, rigtig godt! Vi har i øjeblikket Pia, Maria, Emil og Kristian der træner Kids, med hjælp fra forældrene. Pia og jeg træner Teen tirsdag og torsdag. Fra næste sæson, vil vi satse på Teen-træning to gange om ugen, og Kids en gang ugentligt. Vi har stadig brug for hjælp på trænersiden. Det er som fast træner, eller hjælpetræner! Vi kan altid bruge en hånd mere! Du behøver ikke kunne spille volley, for det vil vi hjælpe med. Vi har i bestyrelsen snakket lidt om faste kurser til trænere, spillere, mm. På den måde kan vi får nogle kvalificerede trænere til de unge spillere.
Jeg vil til slut takke alle, som på ungdomssiden har givet en hånd med i denne sæson, og byde alle der har lyst til at give en hånd velkommen.
Signe Haakan Nielsen Ungdomsformand
Spørgsmål til beretningen:
Årsberetning for Lokaleudvalget Det har ikke været det travleste år for LU. Klublokalet har af gode grunde ikke kunne lejes ud. Korrespondancen mellem kommunen og os omkring renovering af lokalet har været lang og til tider tankevækkende. Vi har haft en arkitekt fra kommunen på besøg, som gav forslag til forbedringer og til hvordan vi kunne mindske fugten i og omkring lokalet. Dog er det blevet vurderet at "små" justeringer ikke er tilstrækkeligt, hvis lokalet fremover skal bruges til andet end opbevaring. Det kræver en større renovering flere steder i lokalerne. Der blev lagt op til at renoveringen skulle stå for egen regning, hvilket vi naturligvis ikke ville acceptere. Sidste nyt er at vi har fået tilbudt et alternativt klublokale i Roskilde, hvilket vi vil informere yderligere om senere. Med hensyn til betaling af leje de måneder, hvor lokalet er ubrugeligt, forventer vi dispensation fra kommunen.
Tanja Møller Lokaleudvalgsformand
Spørgsmål til beretningen: · Forslag om at undersøge muligheden ved at bygge et hus/skur ved siden af beachbanerne? - Svar: Det er noget bestyrelsen har i tankerne.
Årsberetning for Beachudvalget
Sæson 2007 startedes med rivegilde på banerne 22. april. Kanterne blev hakket til og sandet blev lagt pænt på plads så der igen kunne spilles bold.
I
løbet af sommeren blev der afholdt træning for mix/motion og seniorspillere med
gæstetrænere. Et rigtigt godt initiativ der forventes gentaget i kommende
sæson. Beachudvalget har også fået fremstillet en klub-t-shirt som vi håber medlemmerne vil anskaffe sig, så man kan signalere sit klubtilhørsforhold på strandende. T-shirten kan erhverves for 100-. Kr. Årets klubmestre blev kåret ved mesterskaberne i blæst og solskin. Vinderne blev Anders Skougaard og Britt Z. Olesen.
Jakob Kürstein Beachudvalgsformand
Spørgsmål til beretningen:
4. Aflæggelse af regnskab og fremlægning af budget.
Kommentar til regnskabet 2007 Indtægter: Vi har i år fået lidt over 30.000 kr. mindre indtægter end budgetteret. Festival: Det skyldes hovedsagligt et lavere festivaloverskud. Udbytte: Vi har igen i år fået et flot udbyttet på vores værdipapirer på næsten 35.000 kr. Kontingent: Alle har stort set betalt kontingent, vi mangler dog omkring 6000 kr.
Udgifter: Vi har i 2007 brugt omkring 40.000 kr. mere end budgetteret. Turneringsudvalg: det skyldes blandt andet øgede omkostninger i turneringsudvalget. Vi har nemlig købt nyt spiller tøj i 2007, som vi ikke har budgetteret med og vi har også brugt flere omkostninger på dommere end forventet. Desuden fik vi en ekstra regning på omkring 10.000 kr. fra SVBK for diverse skyldige omkostninger. Halleje: er steget med 100 % fordi vi først har fået regningen for 2005 i 2007. Bøder: Vi har ikke været så gode til at udfylde kampskemaer i år og har derfor fået en del flere bøder. Sociale arrangementer: Her har vi brugt 70 % mere end forventet og det skyldes blandt andet busturen til pokalfinalen og det førstehjælpskursus vi holdte for vores medlemmer. Diverse udgifter: 30.000 kr. har vi brugt på diverse omkostninger og det er blandt andet træningsdragter og knæbeskyttere, samt omkostninger til den medlemsfolder vi i år har lavet til vores medlemmer. Alt i alt har vi i 2007 et underskud mod et budgetteret underskud på knap 6.000 kr. hvilket skyldes et mindre overskud på festivalen og højere omkostninger end budgetteret.
Budgettet 2008: Der er ikke de store overraskelser på budgettet i 2008. Vi forventer et overskud på festivalen 2008 hvilket selvfølgelig er meget usikkert. Ellers har vi tænkt os at bruge lidt ekstra penge på festivalfesten da den er slået sammen med mix jubilæum. Klublokale omkostninger er også lidt usikre da vi endnu ikke ved hvad der skal ske på det område. Vi forventer et derfor et underskud i 2008.
Karen Vesti Kassér
5. Fastsættelse af kontingent. Uændret kontingent vedtaget - Senior 1000,- kr., Mix 550,- kr., Passiv og Ungdom o/ 16 år 300,- kr. og ungdom u/16 år 200,- kr.
6. Indkomne forslag. - Bestyrelsen foreslår vedtægtsændringer vedr. valg til bestyrelsen (SE VEDTÆGTSÆNDRINGERNE I BILAG 1). Såfremt forslaget vedtages, fortsættes efter den nye dagsorden Forslag 1 - Ændringerne i § 3, 4, 5, 7 og 8 - dette er forslag om en opdatering af vores vedtægter
Forslag 2 - Ændringerne i § 6, 10, 11 - dette er forslag om en ændret sammensætning af bestyrelsen
- Begge forslag blev vedtaget og generalforsamlingen foresatte herefter, efter de nye vedtægter og dagsorden.
7. Valg af formand. Lisbeth Larsen
8. Valg af de 6 repræsentanter til bestyrelsen. Herrerepræsentant: Torben Nielsen Damerepræsentant: Josefine Tovgaard Beachrepræsentant: Jakob Kürstein Festivalrepræsentant: Flemming Boelt Ungdomsrepræsentant: Signe Nielsen Mix-repræsentant: Jes Højgaard
9. Valg af kasser. Reelt er kassereren først på valg til næste år, men da Karen af personlige årsager har sagt stop, så er punktet med på årets dagsorden. Bestyrelsen har ikke kunne besætte denne post og ingen af de tilstedeværende meldte sig til posten. Bestyrelsens forslag er derfor, at Thomas Buch vælges til posten, men at han alene forestår bogføring og udfærdigelse af regnskab. Daglig drift, dvs. udbetalinger, betaling af regninger og opkrævning af kontingent bliver varetaget af bestyrelsen. Al kontakt skal ske til bestyrelsen. Thomas vil ikke fremgå som klubbens kasserer andre steder end i dette referat. Thomas er kun valgt som kasserer/regnskabsfører for 1 år. Forslaget blev accepteret.
10.Valg af udvalgsformænd. Festivaludvalgsformand: Flemming Boelt Turneringsudvalgsformand: Torben Nielsen Beachudvalgsformand: Jakob Kürstein Kommunikationsudvalgsformand: Britt Zoëga Olesen Ungdomsudvalgsformand: Signe Nielsen Aktivitetsudvalgsformand: Sanni Nielsen
11.Besættelse af øvrige udvalgsposter. Festivaludvalget: Inge Nicolaisen, Charlotte Aaholst, Anne Larsen, Torben Nielsen, Jeppe Grønbech, Niels Kristensen, Signe Nielsen, Michael Jensen, Lene Fridberg Turneringsudvalget: Britt Zoëga Olesen, Anne Mikkelsen, Sanni Nielsen Beachudvalget: Anders Skougaard, Thomas Gabrielsen Kommunikationsudvalget: Jakob Kürstein Ungdomsudvalget: Pia Gudmansen Aktivitetsudvalget: Josefine Tovgaard, Anja Andersen
12.Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant. Inge Nicolaisen og Gitte Boelt - Suppleant Niels Kristensen 13.Eventuelt. - Opfordring til at bestyrelsen kigger på muligheden ved selv at bygge et klubhus - Mix - siger tak til Jes Højgaard for god opvarmning/træning gennem sæsonen - Bestyrelsen siger farvel og tak for godt samarbejde til Niels Kristensen, Karen Vesti og Tanja Møller
Dirigent Michael Noe Formand Lisbeth Larsen
Vedtægtsændringer
Forslag til rettelser i HVK's vedtægter på generalforsamling den 12/4‐08
Af bestyrelsens medlemmer må højst halvdelen være under 18 år. §7 Fra: HVK tegnes i pengesager af formand, næstformand og kasserer i fællesskab. Der kan gives fuldmagt til at disponere på girokonti og/eller bankkonti til formand næstformand og kasserer hver for sig. Bestyrelsen forvalter HVK's penge og fører regnskab i henhold til almindelig gældende principper for sportsklubbers regnskabsføring. Til: HVK tegnes i pengesager af bestyrelsen. Bestyrelsen forvalter HVK's penge og fører regnskab i henhold til almindelig gældende principper for sportsklubbers regnskabsføring. Bestyrelsen kan give formand, næstformand, kasserer samt den ansvarlige for festivalregnskab/ betalinger fuldmagt til på girokonti og/eller bankkonti at disponere hver for sig. §8 Fra: Bestyrelsen tager initiativ til oprettelse af udvalg, der skal forestå nødvendige funktioner. Hvert udvalg består som minimum af en udvalgsformand og en suppleant, der begge vælges på generalforsamlingen. Resterende udvalgsposter besættes på generalforsamlingen. Udvalgene kan supplere sig selv efter behov. Udvalgsmedlemmer skal være medlem af klubben. Pr. marts 2006 har HVK følgende udvalg: ‐Festivaludvalg ‐Turneringsudvalg ‐Beachudvalg ‐Bladudvalg ‐Ungdomsudvalg ‐Lokaleudvalget Til: Bestyrelsen tager initiativ til oprettelse af udvalg, der skal forestå nødvendige funktioner. Hvert udvalg består som minimum af en udvalgsformand, der vælges for en etårig periode på generalforsamlingen. Resterende udvalgsposter kan besættes på generalforsamlingen eller ved at udvalgene supplere sig selv efter behov. Udvalgsmedlemmer skal være medlem af klubben. Ingen person kan være formand i mere end et udvalg. Pr. april 2008 har HVK følgende udvalg: -Festivaludvalg -Turneringsudvalg -Beachudvalg -Kommunikationsudvalg -Ungdomsudvalg -Aktivitetsudvalg §10 Fra: For generalforsamling gælder følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Formandens beretning. 3. Udvalgsformændenes beretning. 4. Aflæggelse af regnskab og fremlægning af budget. 5. Fastsættelse af kontingent. 6. Indkomne forslag. 7. Valg af formand. 8. Valg af næstformand 9. Valg af kasserer. 10. Valg af udvalgsformænd. 11. Valg af udvalgssuppleanter. 12. Besættelse af øvrige udvalgsposter. 13. Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant. 14. Eventuelt. Til: For generalforsamling gælder følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Formandens beretning. 3. Aflæggelse af regnskab og fremlægning af budget. 4. Fastsættelse af kontingent. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af formand. 7. Valg af kasserer. 8. Valg af udvalgsformænd. 9. Besættelse af øvrige udvalgsposter. 10. Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant. 11. Eventuelt. §11 Fra: Dog kan en udeladelse af punkterne 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 og 13 i dagsordenen finde sted. Til: Dog kan en udeladelse af punkterne 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 og 10 i dagsordenen finde sted.
|
| Senest opdateret: Mandag, 21. april 2008 22:17 |